So einfach kann E-Mail-Ablage sein: Outlook-Add-In mit Doppelfunktion
Wie schafft man es, E-Mails gleichzeitig im passenden Outlook-Ordner und im richtigen Projektverzeichnis auf OneDrive abzulegen – ohne jedes Mal Ordner zu suchen?
Für unseren Referenzkunden Regelwerk haben wir bei LoMoX genau dafür ein maßgeschneidertes Outlook-Add-In entwickelt.
Ausfangslage: Die Herausforderung
Regelwerk arbeitet in Projekten, bei denen alle relevanten Daten an einem zentralen Ort liegen sollen – insbesondere auch der gesamte Schriftverkehr.
Dafür nutzen die Teams OneDrive for Business als gemeinsame Dateiablage.
Während eines Projekts gibt es zusätzlich spezielle Outlook-Projektordner, damit E-Mails auch innerhalb von Outlook strukturiert bleiben.
Das Problem:
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Standardmäßig lässt sich eine E-Mail nicht in beide Ziele gleichzeitig verschieben.
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Für die Ablage ins Filesystem muss der richtige OneDrive-Ordner jedes Mal manuell gesucht werden.
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Bei mehreren E-Mails ist das besonders zeitaufwendig.
Die Anforderung
Regelwerk wünschte sich eine Lösung, die:
- gleichzeitig in einen Outlook-Ordner und in das richtige Verzeichnis auf OneDrive ablegt
- auch für mehrere markierte E-Mails funktioniert (Massentauglichkeit)
- keine komplizierten Abläufe erfordert
- direkt in den Outlook-Workflow integriert ist
- Zugriff auf das lokale (synchronisierte) OneDrive-Dateisystem hat
Ein entscheidender Punkt:
Mit den neueren Office Web Add-ins ist aus Sicherheitsgründen kein direkter Zugriff auf das Dateisystem möglich.
Darum fiel die Wahl auf VSTO – Visual Studio Tools for Office, um die benötigte Funktionalität ohne Einschränkungen umzusetzen.
Unsere Lösung: Das LoMoX Outlook Add-In
Wir haben ein Add-In entwickelt, das sich nahtlos in Outlook integriert:
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Rechtsklick-Menü: Per Kontextmenü können E-Mails direkt verarbeitet werden.
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Ordnerauswahl: Der Anwender wählt einmal aus vordefinierten Outlook- und OneDrive-Zielen.
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Doppelte Ablage in einem Schritt:
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Speicherung im Outlook-Projektordner
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Ablage im OneDrive-Verzeichnis als .msg Datei
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Mehrfachauswahl: Funktioniert auch für viele markierte E-Mails gleichzeitig.
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Dateinamenslogik: Automatische Benennung nach Absender, Betreff und Datum.
Mehrwert für Regelwerk
Die Lösung brachte sofort messbare Vorteile:
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Zeitersparnis – keine doppelte Ordnersuche mehr
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Fehlerreduktion – keine falsche Ablage durch manuelle Navigationsfehler
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Vollständigkeit – gesamte Kommunikation zentral dokumentiert
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Produktivität – mehrere E-Mails in einem Arbeitsschritt ablegen
Gerade in Projekten mit hoher Kommunikationsdichte summiert sich die Zeitersparnis schnell auf mehrere Stunden pro Woche.
Fazit
Mit einer klaren Anforderung und der richtigen Technologie haben wir für Regelwerk eine Lösung entwickelt, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Warum VSTO statt Web-Add-In?
Weil hier der direkte Zugriff auf das synchronisierte Dateisystem – in diesem Fall OneDrive for Business – entscheidend war.
Das Projekt zeigt:
Maßgeschneiderte Tools können einen enormen Unterschied machen, wenn Standardlösungen an ihre Grenzen stoßen.
Wer ähnliche Anforderungen hat – sei es für E-Mail-Ablage, Dokumentenmanagement oder Workflows in Microsoft 365 – findet bei LoMoX einen Partner, der lösungsorientiert denkt und kundenspezifisch entwickelt.