Durch das rasante Wachstum von Regelwerk wurde deutlich, dass das bisherige System an seine Leistungsgrenzen stieß. Das E-Mail-System, das bei einem externen Provider auf Basis von Zimbra gehostet wurde, und die Nextcloud-Lösung als Datenablage waren in ihrer Skalierbarkeit eingeschränkt. Zudem führte die mangelnde Flexibilität bei der Einrichtung neuer Mitarbeiter zu steigenden Kosten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führten wir eine Migration beider Systeme – E-Mail und Dateiablage – zu Microsoft 365 durch. Dabei erfolgte eine nahtlose Übertragung aller vorhandenen Daten, sodass der Geschäftsbetrieb ohne Unterbrechungen fortgeführt werden konnte. Die Umstellung brachte nicht nur eine deutliche Steigerung von Flexibilität und Produktivität, sondern ebnete den Weg zu einem echten „Modern Workplace“. Darüber hinaus erzielten wir für den Kunden rund 50 % Kosteneinsparungen pro Benutzer und Jahr – bei gleichzeitig höherer Verfügbarkeit und Sicherheit.

Wir sind kein großer Anhänger von „Fire and Forget“. Nur ein laufend gewartetes System wird auch auf längere Zeit stabil und sicher funktionieren. Daher war auch ein Wartungsvertrag inkl. 24×7 IT-Monitoring von Anfang an Teil unserer Gespräche. Und natürlich darf auch nie der menschliche Aspekt vergessen werden. Daher ist auch unser Support für die Mitarbeiter:innen von Regelwerk teil unseres „Rundum-Sorglos-Paket„. Regelmäßige Wartungen sowie die proaktive Überwachung ermöglichen es, Störungen frühzeitig zu erkennen und schnell zu beheben – oft noch bevor sie den Arbeitsalltag beeinträchtigen. Das steigert nicht nur die Betriebssicherheit, sondern auch die Zufriedenheit und Effizienz der Nutzer:innen. Die kontinuierliche Betreuung schafft Vertrauen und sorgt für nachhaltige Stabilität im Unternehmen.